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故宫文物管理系统基础数据表的建立
2013-08-26

―― 故宫博物院资料信息中心 胡锤 梅雪 ――

??????? 博物馆的信息化建设中,基础数据表的建立是关键因素。但是如何创建一个信息系统,如何建立基础数据表,不同专业的人员有着不同的认识和解决方法。本文以故宫博物院文物管理系统的建设过程为例,介绍在建立数据表过程中遇到的一些关键问题以及对这此关键问题的认识和解决方法。

???????人的生活是离不开信息的,各种各样的信息充斥着我们周围的每一寸空间。每一个人,由于他所处的位置不同、认识水平不同,对同一项事务、同一项工作他所要求的信息支持都会是不一样的。如果你将所有的相关信息,不分青红皂白通统送到他的面前,而这些信息中可能有很多信息对他来说是无用的,会给他带来负担,会使他感到厌烦。他会设法过滤掉这些“垃圾信息”。如果“垃圾信息”太多,让他觉得过滤这些“垃圾信息”所耗费的精力和时间大于他所得到的有用信息的价值,他就不会采用这种获取信息的方法。尤其是在信息化基础薄弱,思惟方式、工作方式相对墨守陈规的博物馆行业,在推进信息化建设时必须考虑到用户的接受能力。因此,在故宫博物院信息系统的建设过程中我们深刻地认识到:在建设博物馆信息系统时,正确地分析一线业务工作的需求是信息化建设的关键,而建立作为信息系统核心的数据表则尤其重要。另外,随着信息化建设的不断深入,以及用户对博物馆工作认识水平的不断提高,对信息分析结果的调整也是在不断深化的,这也是为什么信息系统要不断升级完善的主要原因。

???????下面结合故宫文物管理信息系统数据表的建立,介绍我们的思路。

文物管理信息系统数据表设立基础与特殊问题的解决方法

???????从1964年起,国家文物局就对藏品的登记帐及编目卡内容做了明确的规定,并制定了统一的帐本格式与编目卡格式。藏品总登记帐的内容包括15项:登记日期、总登记号、分类号、名称、年代、数量、尺寸、重量、质地、完残情况、来源、入馆凭证号、注销凭证号、级别、备注。藏品编目卡的内容包括25项:总登记号、编目号、参考号、照片号、来源、级别、原名、现名、时代、作者、质地、件数、重量、尺寸、方位、简述、着录和文献、款识图记、出土地点或产地、鉴定意见、现况、备注、审核人签章、制卡人签章、制卡日期。当初设立这些数据项完全是从手工管理的角度提出来的。无论从信息规范,项目设立的合理性等方面,以计算机信息管理的角度来看都是不够严谨和合理的。但是这张卡片确确实实指导了全国的文物工作几十年,要想推翻这张卡片,让全国的文物管理工作从头再来一遍是不可能的。只能在原有的工作基础上尽量保持合理的部分,调整必须改动的数据项以适应信息管理的要求才能被用户所接受。

???????我们在建设《故宫文物管理信息系统》之初,除对文物局下发的文物总帐及藏品编目卡中规定的所有数据项进行了认真分析外,还分析了我院文物总帐、分类帐和各个不同时期的文物庋藏卡。通过对比分析,我们发现,这些数据项有的是有共性的,有的又独具特殊性;有的是为文物资产管理而设立,还有的是为文物研究工作服务的。如果将这些信息通统混为一谈,用同样的处理方法来对待,很难得到一线用户的认同。为此,我们对各个文物专业管理科组以及文物帐目管理等方面的工作现况进行了无数次的反复调研,探询最适合一线使用的相关信息项,建立我院信息系统的基础数据表。

几个特殊数据的解决方法与数据项的设立

???????在国家文物局下发的数据项要求和我们对故宫现有文物管理的调查中,我们发现好几个重要的信息数据项的定义在采用信息技术管理后是很容易产生问题的。这些信息项的定义不明确,在实际工作中很容易因操作者的认识水平而产生误差,这几个数据项为:文物名称、文物分类、文物计件、文物伤况。这也是大多数博物馆在设计文物基础数据表时将会面临,而且在实际工作中较难操作的几个数据项。现分述于下:

文物名称

???????国家文物局在1992年10月下发的《博物馆藏品保管工作手册》中只对藏品的定名作了说明,对于在文物编目卡中所提到的名称两栏,即原名、现名未做说明,没有定义什么是“原名”,什么是“现名”,这样就造成了各博物馆对原名、现名的不同理解。在国家文物局多次组织的文物信息数据项讨论中,对这个问题都未达成共识,有的认为“原名”是指文物在入馆以前所使用的名字,“现名”是指文物入馆时所登记的名字;有的认为“原名”是指入馆时登记的名字,“现名”是文物经过鉴定后所确认的名字;中国文物信息咨询中心在其《馆藏文物信息管理系统需求方案》中对原名和现名的说明指出,原名对应于《藏品档案》中的原名项,名称(现名)指藏品的规范化名称。文物藏品的名称含时期年代、作者产地、工艺技法、纹饰题材、材料质地、器别形制等特征内容。照录《藏品档案》中的名称项。这个说明同样没有解决如何定义原名与现名的问题。

???????故宫的文物管理工作,在总登记帐与各时期的文物庋藏卡中都只有“文物名称”一项,没有“原名”与“现名”之分。通过对文物管理科与各业务部门的调研,我们发现故宫的文物总帐上登记的文物名称与各业务部门分类帐上的文物名称基本是一致的。但是,在各业务部门的文物庋藏卡(编目卡)上填写的文物名称就与总帐、分类帐不一样了。究其根源发现:随着文物保管、研究工作的开展,对每件文物有了更深入的了解后,逐渐发现了部分文物原定名称的误差,这些误差严重地误导了这些文物的使用和进一步的研究。业务人员为了工作方便,就对原有的文物名称进行了修改,有的还进行了多次修改。这样就造成了同一件文物有多个名称的现状。

???????我们采取的方法是:在故宫文物管理系统中设立 “文物名称”“底帐名称”两个基本数据项。“底帐名称”记录总帐与分类帐上的文物原始名称,该字段任何人都不能修改。“文物名称”记录文物庋藏卡上的文物名称,这个字段经授权后可以修改。这样既保证了电子帐目与原始帐目的一致性,又满足了业务管理和开展文物利用和文物研究工作的需要。

???????关于如何规范文物名称问题,《博物馆保管工作手册》指出:“藏品定名是直接表述藏品主要内容、特征、通称。其目的是区别于其他藏品的名称。……一般文物类藏品的名称应由两个部分内容组成,即特征和通称。特征是指一事物区别于他事物,如年代、款识作者、铭文、纹饰、质地、颜色、器形等。通称即在社会生活中人们对物品的通用称谓。这两部分中的各点并非都须包括在名称中,有时可依情况择其要点而定。” ①几十年来,在文物的命名上,各博物馆大体也是按照这个要求执行的,故宫也如是。现在有的博物馆的同志在研究论文中提出应该将文物定名标准化,由计算机根据年代、款识作者、铭文、纹饰、质地、颜色、器形等字段内容组合成一个新的、标准的文物名称,以方便检索。对此我们也进行了大量的调研分析,事实上对于各博物馆来说,大量的文物名称是早已约定俗成并被大多类业务人员和研究人员所接受,如果一定要套用一个标准化描述、标准化排列的模式来对文物进行命名,最后可能谁都不知道这个“标准文物名”指得究竟是那一件文物。标准化工作的最终目的是服务于实践,必须考虑到实际工作的可操作性。标准定名对于文物一线工作并没有太大的实际意义,所以我们在基础数据表的设立中没有采纳这方面的意见,而是根据实际需要,设立了“底帐名称”与“文物名称”两个基础数据项。

文物分类

???????国家文物局在《博物馆藏品保管工作手册》对于文物分类并没有明确的规定,只定了一个大概的分类原则:“1、藏品分类体系结构,应具有科学性和实用性;2、藏品类目的确定,要从全国各博物馆藏品的客观实际出发,应有利于藏品的保管和利用;3、藏品分类的基本原则,是以藏品的质地为主,兼顾性质、功用。……”② 因此,各博物馆的分类都不尽相同,有的以文物质地划分,有的以文物功能划分,有的以制造工艺划分,还有很多文物的分类定义交叉。这些分类,在传统手工管理模式下,对文物的检索与管理是有帮助的。近年来,有些同志提出为了信息共享,必须制定一套全国统一的文物分类标准。国家文物局也组织过很多次讨论,但是对文物的分类,总未达成一致意见。我们认为,长期以来各博物馆根据自己的特色,已经形成了一套适用于自身的文物分类方法,并且与行政、业务管理工作融为一体。如果再另搞一套全国统一的分类标准对所有的文物进行再分类,很容易给一线的文物管理工作造成混乱,事必遭到一线业务人员的反对。事实上要达到信息共享,在建立计算机信息系统时,只要按照不同的分类定义标准,设置几个检索数据项就行,而这些检索数据项本身就是文物庋藏卡(编目卡)中的内容,不会给一线的文物管理人员带来太多的麻烦。故宫文物管理工作的行政划分,基本是按照传统文物分类的方法来区分的。因此,我们在故宫文物管理系统中定义“类别”这个基础数据项时,没有考虑对全院的文物再按某一“标准”进行再次分类,而是按照现有的管理模式,将“类别”定义为“文物管理职能科组”,这不仅照顾了传统的工作习惯,也给后续开发的故宫文物流通系统中对文物的提用、签批、出入库管理和动态的流通统计等工作带来很大的便利。

文物计件

???????“文物数量”数据项是直接关系到文物资产管理的重要统计项。在一九八六年文化部印发的《博物馆藏品管理办法》中规定:“单件藏品编一个号按一件计算,成套藏品按不同情况分别处理,组成部分可以独立存在的,按个体编号计件,组成部分不能独立存在的,按整体编一个号,(其组成部分可列分号),也按一件计算。在备注内注明其组成部分的实际数量,以便查对或统计。”③ 国家文物局下发的《博物馆藏品保管工作手册》对文物计件的规定与上述规定基本相同。由于“成套藏品按不同情况分别处理”“组成部分独立存在”等不确定因素,又缺少非常明确的、各类文物的具体计件示例,这就给各博物馆的计件带来了不一致,也给文物资产管理带来漏洞。故宫博物院的文物计件也由于各时期保管人员对“成套”文物的认识不同而出现很多同类文物计件方法不一致的情况。怎样在信息系统的建设过程中逐渐改变不规范的计件方法,弥补资产管理漏洞,既满足一线管理工作的需求,也不给传统的文物计件统计工作带来太大的冲击,这个问题困扰了我们相当长的时间。国家文物局也曾多次组织各大博物馆从事保管工作的负责人员和从事信息化工作的人员开会,对“文物计件”问题进行讨论,也未能取得统一的意见。我们在建立我院文物管理信息系统的过程中,多次与我院以及兄弟博物馆的文物资产管理人员对此进行讨论、分析,努力探寻这条数据在博物馆各个不同工作岗位上的用途和在信息系统中如何满足使用需求方法。我们发现:虽然这个数据项对于资产管理工作来说是非常重要的,但是不同管理层次的人员对于这条信息的需求精确度还是有差异的。对于一线直接从事文物资产管理的人员来说,这条信息应该是越清晰、越准确、越好。而对于博物馆的高层管理人员来说,对这条信息的准确度要求,并不像银行管理资金进出,必须明晰到元、角、分(其实在银行管理中,不同级别的数值精确度也不尽相同),只要知道有多少件文物即可,并不需要知道这件文物是由多少个单体、多少个分体组成的。故宫文物数以百万计,种类繁多,长期以来都是按照传统方式进行计件管理的,按照“绝对精确”的计件方式重新对所有文物进行计件、定位是行不通的。因此既要符合传统工作习惯,又要考虑到一线工作的实际承受能力,还要准确地反映藏品数量,这是摆在我们面前的一个难题。经过文物总帐基础信息数据录入与近两年文物描述信息数据采集的实践与不断的分析研究,我们提出了以“文物总登记号-文物数量-计件描述-销号标记”四个数据项共同定义一件文物的数量。 并以此作为藏品总数统计的依据。

???????“文物总登记号”是文物藏品的永久性编号,是识别文物藏品的唯一标志。每一个“文物总登记号”在文物管理信息系统中都建立一条相应的数据记录。并以此做为文物计件的基础。即:每一条数据记录统计为一件。

???????文物藏品的组成在实际工作中往往有“单件品”,也有“成套品”。对单件品统计没有异议。而对成套品的每一个分号我们也将其认同为一件独立的文物,建立一条相应的数据记录。只是在文物编号规则中体现成套文物相互之间的关系,方便业务人员的工作。

???????对于由多个组成部分组成的文物(例:盖杯……),该文物的每一个组成部分在“计件描述”项内用文字形式记录,表述一件文物能够拆分的各组成部分的具体数量。这个数据项不作为统计数据项,只是作为资产管理与文物利用时点交用途。这个数据项主要是服务于一线文物保管工作。

???????“销号标记”项主要用于标示在调拨、移交、损毁等各种情况下已经“销号”的文物。由系统自动判定该数据项打勾的为负数,没有打勾的为正数,用于数据统计过程。

???????“藏品数量”这个字段是为了适应传统的工作习惯而在界面上显示,通统定位为“1件”。

例:

总登记号

文物名称

件数

计件描述

XXXXX

王学浩仿赵孟頫山水轴

1

?

XXXX

英和书弘历七言联

1

上下联共2张。

XXXX

方琮溪山春晓图通景屏

1

12

XXXX

明青花碗

1

碗托,碗,碗盖

XXXXX

镶宝石珊瑚朝珠

1

108粒珠

XXX-1/5

铜嵌玉五供-

1

?

XXX-2/5

铜嵌玉五供-蜡阡

1

?

XXX-3/5

铜嵌玉五供-蜡阡

1

?

XXX-4/5

铜嵌玉五供-花觚

1

?

XXX-5/5

铜嵌玉五供-花觚

1

以上5件计1

XXX-1/8

金八宝-

1

?

XXX-2/8

金八宝-

1

?

XXX-3/8

金八宝-

1

?

XXX-4/8

金八宝-

1

?

XXX-5/8

金八宝-

1

?

XXX-6/8

金八宝-

1

?

XXX-7/8

金八宝-

1

?

XXX-8/8

金八宝-

1

以上8件计1

??????? 文物管理信息系统在进行文物统计时,首先通过对“总登记号”项的编号规则,判断出单件藏品与成套藏品的数量,再减去已“销号”文物数量后,统计出所有藏品的总件数。而“计件描述”项对每件文物各组成部分的详细描述,仅用于文物在资产清查和利用点交的场合。

文物伤况

???????“文物伤况”也是用于文物资产管理的重要信息项,它关系到文物的价值与库房管理员的工作责任。文物伤况的确认是一个非常复杂的科学工作,也是一项要经过层层审批才能确认的数据项。这个数据项所记录的数据,随着时间和对文物的利用、保管条件等因素会发生改变。这个数据项的重要性目前还未引起各博物馆足够的重视。按照传统的工作模式是将每次发现的伤况信息记录在案,依靠不同的笔迹或填写的时间等来判别责任者、以备后查。在文物管理信息系统的数据表中怎样记录这条数据也是颇费思量的事情。如果只是简单的用一个数据项来记录伤况信息,电子文档不留痕迹的特点又为追查文物损伤责任带来困扰。我们在听取了各方面的意见后,决定采取分页记录的方式。我院文物总登记帐上记录的伤况信息与文物庋藏卡上记录的伤况因多年未核对而存在很多不一致,我们将系统伤况数据项的第一页默认为总帐伤况,第二页为文物庋藏卡记录的伤况,其后依次为每次文物利用时点验文物伤况记录,通过联机方式通知文物管理科确认。文物管理科确认后,此条伤况信息即正式记录在案,作为今后文物点验时的依据。如有新伤况,经过各种报批手续后,由文物管理科记录在案。历次验伤的记录还能为文物必须送修时的编制施工方案提供依据。

文物管理信息系统数据表的建立与结构

???????解决了上述问题后,结合文物总帐与文物庋藏卡数据,并根据各数据项的用途,我们将每一条文物数据记录中的各个信息项划分为六类:文物基本信息、文物描述信息、文物资产信息、文物收藏方位信息、文物利用信息和文物研究信息。并据此建立了我院信息系统的基础数据表。下面是我们设定的六类信息的数据项及数据属性。

六类信息所包含的数据项及数据属性

???????文物基本信息是一件文物所必须据有的、也是不可缺少的信息,我们将文物号、参考号、底帐名称、文物名称、类别作为这类信息的数据项。此类信息为总帐信息,属文物管理科管理数据,原则上不得修改。

序号

数据项

类型

功能

备注

1

文物号

字符

检索

不允许为空,支持任意位置的模糊检索

2

参考号

字符

检索

支持任意位置的模糊检索

3

底帐名称

字符

检索

在类别限制下,支持任意位置的模糊检索

4

文物名称

字符

检索

不允许为空,在类别限制下,支持任意位置的模糊检索

5

类别

字符

检索

不允许为空,基表数据。

???????文物描述信息是一件文物本身所具有的特性信息,我们将细类、时代、作者、题跋作者、纹饰、产地、质地、题材、流派、字体、款识、尺寸、尺寸描述、重量作为这类信息的数据项。这些信息项业务部门可以修改,但是系统会自动记录修改者的姓名,以示慎重。

序号

数据项

类型

功能

备注

6

细类

字符

检索

不允许为空,基表数据。

7

时代

字符

检索

基表数据

8

作者

字符

检索

?

9

题跋作者

字符

检索

?

10

纹饰

字符

检索

基表数据

11

产地

字符

检索

基表数据

12

质地

字符

检索

基表数据

13

题材

字符

检索

基表数据

14

流派

字符

检索

基表数据

15

字体

字符

检索

基表数据

16

款识

字符

?

?

17

尺寸

字符

?

?

18

尺寸描述

字符

?

基表数据

19

重量

字符

?

?

20

重量描述

字符

?

基表数据

???????文物资产信息是对文物的量的统计与文物动态、分析等信息,设置的数据项有:文物数量、计量单位、计件描述、附件、级别、伤况描述、来源、销号标志、销帐凭证、拨出地点。这类信息只能由院文物管理科来进行维护。每次数据的改动都会自动记录操作者的姓名,留下电子痕迹,以示慎重。

序号

数据项

类型

功能

备注

21

文物数量

整数

统计

?

22

计量单位

字符

?

23

计件描述

字符

?

?

24

附件

字符

?

?

25

级别

字符

检索

基表数据

26

伤况描述

字符

?

?

27

来源

字符

检索

基表数据

28

销号标志

整数

?

?

29

销帐凭证

字符

检索

支持模糊检索

30

拨出地点

字符

检索

支持模糊检索

???????文物收藏方位信息主要是指文物的存放地点,我们将入藏时间、在库标志、收藏地点、收藏位置描述及收藏方位作为这类信息的数据项。这类信息主要是库房保管人员的工作信息,库房工作人员可以根据库房整理工作的需要自行调整这部分的信息。但是,系统会自动留下数据改动者的姓名。

序号

数据项

类型

功能

备注

31

入藏时间

日期

?

?

32

在库标志

整数

?

?

33

收藏地点

字符

检索

不允许为空、基表数据

34

收藏位置

字符

检索

不允许为空

35

位置描述

字符

检索

不允许为空、基表数据

???????文物利用信息的数据项为提用信息,主要是将文物流通系统中文物的提用时间、提用原因、提用单位情况分页显示在提用信息字段内。这类信息是系统自动填写的信息。主要是为文物利用工作提供方便。

序号

数据项

类型

功能

备注

36

提用信息

整数

?

?

???????文物研究信息的数据项除上述文物描述信息外,主要有铭记、着录书目、鉴定意见、备注等。其中,文物鉴定数据是文物定级的依据,也是文物研究工作的重要成果。一件文物,对于它的鉴定,会随着研究人员的认识水平而不断改变的,历次鉴定的不同结果对于文物的研究也有着重要意义。传统卡片的记录方式采用逐次记录的方式,较好地满足了文物研究工作的需要。我们通过调研明确了这个数据项的用途后,在我们的系统里就采用了“数据翻页”的方式,既记录了最新的研究成果,也保留了历次鉴定的过程。

序号

数据项

类型

功能

备注

37

铭记

字符

?

?

38

着录书目

字符

?

?

39

鉴定意见

字符

?

多页显示

40

备注

字符

?

?

???????对于国家文物局下发的文物登记帐与文物编目卡上的内容,除编目号、照片号外,所有的数据项我们都具备。关于编目号,在故宫各时期的文物卡片上均无记录内容,因此我们的数据项也没有设立该数据项。照片号信息我们在影像管理子系统中有更详细的表述,也不在文物基础数据表中表述。另外,为了便于系统数据的扩充,我们在作基础数据表时,还预留了 “备用”数据项。

①《博物馆藏品保管工作手册》P49.

②《博物馆藏品保管工作手册》P61.

③《博物馆藏品保管工作手册》P232.

作者: 胡锤 故宫博物院资料信息中心副主任

??????????????梅雪 故宫博物院资料信息中心数据管理科科长,故宫文物管理信息系统项目负责人

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